Všichni patrně tušíme, nebo bychom měli tušit, že standard dokumentů PDF/A-1 je důležitý a že bychom v něm měli dokumenty PDF ukládat. Pokud možno v PDF/A-1a. Pokud nejde ani PDF/A-1b, používáme formát PDF/X.
Na tomto místě si zopakujeme, jak ověřit, zda dokument PDF skutečně ve standardu, který deklaruje, je.
Po otevření v Acrobatu se, je-li dokument ve standardu PDF/A, objeví nahoře na stránce modrá lišta s nápisem: Tento dokument je zobrazen v režimu PDF/A.
To ovšem nezbytně neznamená, že standardu PDF/A opravdu odpovídá.
Ověřit to můžeme vcelku jednoduše.
Po stisknutí tlačítka Standardy se buďto objeví informace, že „Stav je ověřen“ nebo se objeví takováto informace:
Pokud je tak, jako na ilustraci uvedeno: „Stav: Dosud neověřeno“, pak, pokud ovšem máme k dispozici profesionální verzi Arcrobatu (Acrobat n Pro), postačuje kliknout na „Ověřit kompatibilitu“ a po chvíli přemýšlení na straně stroje, se objeví buď fatální: Stav: Ověření se nezdařilo nebo uklidňující Stav: Ověření proběhlo úspěšně.
V případě prvném, pak můžeme, máme-li k dipozici profesionální verzi Acrobatu a troufneme-li si na, vše ověřit pomocí kontroly před výstupem, na niž vidíme odkaz na stejné ilustraci dole.
Pokud toto podrobnější prověřování nezvládnete, neváhejte a předejte takový dokument ke kontrole nám.
Pozn:
Ke standardům PDF v našich sdílených dokumentech na Googlu:
Dokumenty PDF (nejen) v MIS (Součástí dokumentu jsou ilustrace, jak vytvořit PDF/A-1a ve Wordu)
Ošklivé tajemství je však v tom, že pro svrchu popsanou kontrolu jest třeba míti PRO verzi Acrobatu. Ne-PRO pouze signalizuje A status dokumentu a Stav – ale nelze ho zřejmě nijak změnit.
Licenční naschvál 🙁
Řečeno slovy Velkého Gooylu: "Jejda!".
Bohužel autor příspěvku nemá jiné verze Acrobatu než "Pro".
Takže opravuji v příspěvku.
něco k PDF X
odkaz na článek Martina Baileyho – časté otázky PDF/X,
PDF/X FAQ 2005 © Global Graphics Software Limited, 1999–2005
http://www.pdf-x.cz/pdfxfaq2005-mb.html
ještě toto:
http://helpx.adobe.com/cz/acrobat/using/pdf-conversion-settings.html
Pokud bychom chtěli, aby dokumenty do MIS ukládali i běžní uživatelé, měl by existovat jednoduchý návod, jak PDF do PDF/A-1a uložit, a to s využitím volně dostupného softwaru. Můj 7-PDF Printer 1a neumí. Zná někdo řešení? Opravdu chce být ZS zavalena žádostmi o kontrolu PDF? Bude běžný uživatel ochoten před vložením do MIS posílat dokument někomu ke kontrole a čekat na výsledek? Já myslím, že budeme moc rádi, když se řadoví pracovníci NPÚ vůbec naučí MIS používat, alespoň pasivně.
Standardu PDF/A-1a bylo lze dosáhnout při ukládání většinou řadových pracovníků NPÚ používaných aplikací Microsoft office již v roce 2007. I když u verze 2007 není přímo součástí aplikace. Jak na to je popsáno v dokumentu Dokumenty PDF (nejen) v MIS (odkaz v příspěvku).
U skenovaných dokumentů ukládaných do PDF lze s většinou SW dosáhnout běžně PDF/A-1b, což pokud si přečtete odkazované dokumenty ke standardům PDF není fatální.
V každém případě ale při velkých digitalizačních akcích (jako je např. současný projekt digitalizace USKP) je potřeba na jejich začátku verifikovat koretnost produkovaných formátů.
Stejně tak, pokud někdo začně používat pro produkování PDF nějaký SW, stačí zkontrolovat, co vlastně vzniká u prvních dokumentů.
Běžný uživatel MIS se má podívat, zda se u jeho dokumentů zobrazuje modrý proužek (viz. ilustrace). Ten je vidět i v Readeru, který si volně může nainstalovat každý. Běžný uživatel se má dále podívat, zda se po vložení do MIS korektně načte textový obsah do náhledu textového obsahu.
Lokální správce má sledovat, jaké dokumenty se mu v MIS objevují. Zkontrolovat standard namátkově u nových uživatelů.
K podrobnější analýze opravdu jiný SW než Acrobat Pro neznám. V zásadě by mělo stačit, aby ho měl nainstalován na každém pracovišti správce MIS. Nemyslím si, že by to byla finanční částka, která by měla ústav finančně zruinovat.
Určitě můžeme chtít, aby MIS sám uměl rozpoznat korektnost formátu PDF/A, PDF/X a při vložení sdělil uživateli, že sesnaží vložit nestandardní PDF… Ale to je věc dalších dosud nezadaných úprav MIS.