Další (1) realizovanou a testovanou úpravou MIS je možnost převedení oprávnění k editaci metadat na jiného uživatele MIS.
Tato úprava by nám měla napomoci řešit problém, co s metadaty dokumentů, kde autor záznamu už odešel dobrovolně či nedobrovolně z řad aktivních uživatelů IISPP, není aktivní natolik aby opravil vlastní záznamy etc. Bude znamenat, že pokud bude potřeba, aby někdo jiný editoval záznamy, které vložil určitý uživatel, nebude muset mít oprávnění správce, ať již lokálního nebo globálního. Na jednotlivých pracovištích tak budeme moci zredukovat současné mnohde přebujelé počty lokálních správců na standardního počet jednoho či dvou.
Pro úvod si zopakujme, že v aktuální verzi MIS má právo editovat metadata dokumentu :
- uživatel, který do MIS dokument vložil = autor záznamu
- uživatel, který je uveden jako autor dokumentu
- příslušný lokální správce MIS pracoviště / úložiště, v němž je dokument uložen
- globální správce MIS
Nyní k nim přibude tzv. vlastník záznamu. Údaj o něm přibyl na poslední řádce v oddíle Ostatní údaje dole na stránce detailu dokumentu v neveřejném přístupu. Při vložení dokumentu do MIS je totožný s autorem záznamu. Pokud lokální nebo globální správce přidělí práva editovat určitý záznam v MIS jinému živateli MIS, objeví se v poli Vlastník záznamu jméno odlišné od autora záznamu. Údaj o autorovi záznamu – vkladateli do MIS viditelný na téže stránce detailu nahoře, zůstává přitom zachován.
Lokální nebo globální správce mohou změnit práva pro editaci metadat dokumentu, tedy záznamu v MIS, buďto pro jednotlivé dokumenty z cetrální části MIS, nebo hromadně z lokální části MIS. Lokální správce tak může učinit pouze v rámci svého pracoviště / úložiště, globální správce i mezi pracovišti / úložišti (2).
Centrální části MIS postačuje stisknout žluté tlačítko Upravit / Změna vlastníka dole na stránce detailu dokumentu.
Následně se mu otevře okno pro výběr nového vlastníka záznamu ze seznamu aktivních uživatelů MIS, z nějž vybere osobu, na nichž chce práva převést a stikne tlačítko Upravit.
Nakonec je informován o úspěšnosti či neúspěšnosti převedení práv.
Lokální MIS nabízí možnost měnit tato oprávnění hromadně, V testovací verzi (https://mistest.npu.cz:8643/mis_local/changeDocumentsOwner.htm) si to mohou ověřit pouze správci z GnŘ. V záložce administrace se zde objevuje Hromadná změna vlastníka. Správce může vybrat ze seznamu aktuálních vlastníků záznamů, přičemž může svůj výběr zúžit na Neaktivní vlastníky. Neaktivní zde neznamená nedostatečnou aktivitu v MISijní činnosti, ale to, že dotyční uživatelé již nejsou registrovanými uživateli MIS. Výběr lze dále zpřesnit zadáním časového úseku, v němž byl dokument do MIS vložen, typu dokumentu, názvu pracoviště a prostorových identifikátorů.
Po zadání výběru se pak otevře dialogové okno se seznamem vyfiltrovaných dokumentů a seznamem aktivních uživatelů MIS, v němž může vybrat nového vlastníka záznamů.
Poznámky:
- Tento příspěvek navazuje na předchozí s názvem Co se chystá v MIS: náhledy PDF
- Globální správce bude takto moci převést práva k editaci záznamů pro dokumentu v prvních fázi po spuštění MIS v roce 2007 ukládané pouze na tři úložiště (E, G, M) uživatelům na těchto pracovištích. Má to drobný háček, na nějž bude potřeba při převodu pamatovat. Dokumenty jako takové zůstávají uloženy na původním úložišti a každou případnou další změnu vlastníka, kdy není shoda mezi úložištěm (patrným z předpony ve jméně souboru) a pracovištěm nového vlastníka, bude muset provádět glogální správce.